初めての出張でも安心！実践したおすすめの事前準備方法

昨年2回ほど出張を経験しましたが、初めての場所ばかりでとても緊張したのを覚えています。
特に、慣れない土地に移動となると不安を感じることが多かったです。

この記事では、そんな私が実際に試して役立った出張の準備方法をまとめています。
心配性の方や、細かい準備をしっかりしたい方はぜひ参考にしてみてください！

準備物を洗い出すために、出張目的とTODOを整理する

出張目的を整理する

まずは目的や出張先での仕事を明確にして準備を始めました。

最初に整理しておくと、当日の行動を俯瞰して確認でき、出張全体の流れも見えやすくなります。
そのおかげで心構えがしやすくなり、さらに準備すべき物ややるべきことの洗い出しもスムーズに進められます。

レポートの準備をする

後々の報告や共有のために、レポートを作成する準備を事前に進めておきました。
私はNotionを活用して、出張後にまとめるべき情報を事前に項目化しておく方法を取り入れました。

また、AIを活用して必要な項目を洗い出し、写真撮影や記録が必要な内容をあらかじめ把握しておくことで、現地で効率よく動くことができました。

手帳でスケジュール管理をする

手帳を使うと1日の動きを俯瞰できるのでスケジュール管理に最適です。
私の場合はその日あったことを記録するページも用意して箇条書きで記録もしていました。

また、チェックリストを作れば忘れ物防止にも役立ちます。
PCやスマホとは別に、持ち運びやすい手帳を用意しておくと、移動中や出先でもすぐに確認できて安心です。

移動をスムーズにするために事前準備をする

交通系ICカードに余裕をもたせる

交通系ICカード（SuicaやPASMOなど）は、多めにチャージしておくと安心です。
余った分はコンビニなどでも使えるため無駄になりません。

移動時に地方では使えない場合もあるので、現金も用意しておくと良いと思います。

乗り換えアプリを入れておく

電車やバスの移動が多い場合は、乗り換え案内アプリをインストールしてルートを確認しておくと良いと思います。
リアルタイムで経路が確認でき、スムーズに移動できます。

YouTubeで現地を予習

主要駅や施設までの道案内動画を見ておくと、当日のイメージがつかみやすくなります。
特に道が複雑な場所では事前にルートを確認しておくことで安心できます。

駅構内図をスマホやPCに保存

ネット接続ができない場合に備えて、駅や施設の構内図をスクリーンショットやPDFで保存してました。
看板だけでは迷うこともあるため、事前に情報を手元に用意しておくと安心です。

私は実際にスマホで保存していた駅の構内図を見ながら移動できたので事前に用意しておいて良かったです。

ルートをメモする

念のため、スマホやPCに移動ルートをメモしておきました。
リンクを活用して構内図や詳細情報をまとめておくと、急いでいる時や、困ったときにも役立ちます。

忘れ物をしないように持ち物を整理する

細かい持ち物リストを作成

持ち物はリュックやキャリーケースごとにリスト化しておくと、当日チェックしやすくなりました。
例えば、以下のようになるべく前日に細かいものはポーチや入れ物に入れて、当日はリュックやキャリーケースに入っているかチェックできるようにすると時間短縮もできて便利です。

荷物を減らしてパッキング

移動中や帰りにバタバタしないためにも、本当に必要なものだけを厳選して荷物はできるだけコンパクトにまとめました。

数日間の出張なら、事前にコインランドリーがあるか確認して、着回しできる服を選ぶと良いと思います。
私の場合、5日分の着回しをイラストでメモして、迷わないように工夫しました。
また、なるべく忘れ物を防ぐこともできます。

まとめ

初めての場所への出張や一人での出張は、不安に感じることもあるかもしれませんが、事前の準備でその不安も和らぐと思います。
移動の不安を減らしたり、持ち物を整理したり、日々の記録を残すことで、安心して出張に臨めるはずです。